Hur föreskrifter utarbetas
Utredning
Att generella föreskrifter (RA-FS) utarbetas kan bero på nya eller ändrade lagar, anpassning till EU-rätt, ny kunskap eller att befintliga regler behöver förtydligas.
Förslag till nya eller ändrade RA-FS arbetas fram av utredare hos Riksarkivet. I utredningsarbetet ingår, beroende på dess omfattning och innehåll, att undersöka lagar och förordningar på området och att hämta in interna och externa synpunkter. Nya regler förklaras och motiveras i en promemoria eller i en konsekvensutredning.
Att utarbeta en myndighetsspecifik föreskrift (RA-MS) startar vanligtvis med att en myndighet framställt om till exempel gallring, bevarande eller överlämnande. Utredaren överväger om myndighetens framställan ska beviljas, avslås eller avvisas och föredrar sedan sina överväganden och förslag till föreskrifter före beslut.
Konsekvensutredning
Innan ett förslag om RA-FS skickas på remiss utreds konsekvenserna av nya eller ändrade förslag till regler. Bland annat ska utredningen belysa de rättsliga förutsättningarna, identifiera och utreda konsekvenserna för dem och de områden som berörs.
I förordning (SFS 2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning finns bland annat bestämmelser om när en konsekvensutredning ska göras och vad en konsekvensutredning ska innehålla.
Förslag på remiss
Före det att ett förslag skickas ut på remiss bereds ärendet internt.
När det finns ett färdigt förslag till nya eller betydande ändringar i generella föreskrifter skickas förslaget på remiss till berörda myndigheter och ibland även till organisationer och företag. Remisser läggs även ut på Riksarkivets webbplats så att även de som inte är remissinstans har möjlighet att lämna synpunkter.
Remissen består vanligtvis av ett missiv och sändlista, förslag till nya regler och en konsekvensutredning. Av remissen framgår hur och till vem synpunkter ska lämnas. Remisstiden ska vara minst fyra veckor.
RA-MS skickas vanligtvis inte ut på remiss.
Remissbearbetning
Remissvaren ställs sedan samman och de föreslagna reglerna kan då komma att ändras på grund av inkomna synpunkter. Oftast gör Riksarkivet sammanställningar av remissynpunkterna och hur Riksarkivet har bedömt dem.
EU-anmälan
Tekniska regler ska EU-anmälas. Det görs normalt några månader innan reglerna är tänkta att börja gälla. Reglerna skickas till kommissionen och andra medlemsländerna, som då har möjlighet att lämna synpunkter på om de bedömer att reglerna innebär handelshinder. Om synpunkter kommer in kan reglerna behöva revideras och skickas på EU-anmälan på nytt.
Beslut och publicering
Efter remissbearbetning och eventuellt nytt förslag till ny eller ändrad RA-FS tas ärendet upp på nytt för i en intern beredning.
Det är sedan riksarkivarien som beslutar om nya eller ändrade regler. Detta gäller för både RA-FS och RA-MS. Efter beslutsmötet expedieras RA-MS och tillgängliggörs på Riksarkivets webbplats:
https://riksarkivet.se/rams
Riksarkivets chefsjurist är ansvarig utgivare och ger tillstånd till tryckning av RA-FS. När föreskrifter och allmänna råd kommit tillbaka från trycket finns de samma dag tillgängliga på Riksarkivets webbplats:
https://riksarkivet.se/rafs
En nyhet om nya föreskrifter (RA-FS) publiceras på Riksarkivets webbplats och finns även med som nyhet i Riksarkivets nyhetsbrev. Försäljning och distribution av tryckta författningar sköts av Norstedts Juridik.
Föreskrifterna innehåller alltid en bestämmelse om när de ska börja gälla. Ibland behövs övergångsbestämmelser under en begränsad period, t.ex. ett år.
Regelhierarki
Grundlagar
Sverige har fyra grundlagar (regeringsformen, successionsordningen, tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsförordningen). Grundlagarna står över alla andra lagar vilket innebär att övriga lagar inte får strida mot vad som står i dessa.
Lagar
Sveriges lagar beslutas av riksdagen och utgör grunden i svensk lagstiftning. Lagar kan innehålla bestämmelser om att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter (bemyndigande). Förordningar och föreskrifter ska hålla sig inom ramen för vad lagarna anger, det vill säga precisera det som anges i lagarna.
Riksarkivets bemyndiganden framgår av arkivförordningen (1991:446).
Förordningar
Förordningar är regler som beslutas av regeringen. Förordningar är underordnade lagarna och förtydligar och preciserar det som står i lagarna. Vissa bestämmelser behöver dock inte regleras i lag, utan det räcker att det regleras på förordningsnivå.
EU-förordningar
EU-förordningar är bindande för alla EU-länder och ska tillämpas i sin helhet. Om ett medlemslands nationella bestämmelser strider mot en gällande EU-förordning är det EU-förordningen som har företräde.
EU-direktiv
EU-direktiv är riktade till medlemsländerna och anger ett resultat som ska uppnås. Ett direktiv måste omvandlas till nationell lagstiftning. Om ett medlemsland inte har antagit de bestämmelser som direktivet kräver när en angiven tidsgräns har passerat så gäller direktivet, om vissa förutsättningar är uppfyllda, i stället för den nationella lagstiftningen.
Lagstiftning i EU - Sveriges roll på regeringens webbplats
Föreskrifter
Föreskrifter är detaljerade regler som är tvingande. Bemyndiganden från regeringen ger myndigheter behörighet att besluta föreskrifter inom definierade områden. Riksarkivets generella föreskrifter och allmänna råd publiceras i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Riksarkivet beslutar även myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS). RA-MS kan reglera pågående arkivbildning (föreskrifter) eller en avslutad del av arkivbildning (beslut).
Allmänna råd
Allmänna råd är generella rekommendationer om hur föreskrifter, förordningar eller lagar kan eller bör tillämpas. Allmänna råd är inte bindande för vare sig myndigheter eller enskilda och kräver inte bemyndigande från regeringen. Myndigheter får ge allmänna råd utan att ha ett bemyndigande så länge det allmänna rådet ryms inom myndighetens verksamhetsområde. Ett allmänt råd kan skrivas direkt till en lag, förordning eller föreskrift.
Begrepp inom regler
Här hittar du förklaringar till begrepp inom området regler. Se även regelhierarki ovan.
Författningssamlingar
Författningssamlingar är publikationer där föreskrifter och allmänna råd kungörs, som till exempel Riksarkivets författningssamling, RA-FS.
Förteckning enligt 18 c § författningssamlingsförordningen
Enligt 18 c § författningssamlingsförordningen (1976:725) ska det hos varje myndighet finnas en förteckning över samtliga gällande författningar och allmänna råd som har beslutats av myndigheten eller föregångare till denna.
Grundförfattning
Första gången ett område regleras bildar föreskrifterna en ny författning. En sådan författning kan också benämnas grundförfattning. En grundförfattning gäller till dess att den upphävts eller vid tidsbegränsning tills giltighetstiden gått ut.
Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser
Varje föreskrift innehåller bestämmelser om när reglerna börjar gälla, även kallat ikraftträdandebestämmelser. När ändrade regler träder i kraft kan det finnas övergångsbestämmelser. Övergångsbestämmelser gäller under en övergångsperiod eller i vissa sammanhang. Oftast finns de för att underlätta införandet av nya bestämmelser. Det kan till exempel under en övergångstid finnas möjlighet att använda de gamla reglerna.
Konsoliderad version
Konsoliderad version tas ibland fram för att underlätta för dem som ska tillämpa reglerna. Behovet kan finnas till exempel när enbart ändringsföreskrifter ges ut utan omtryck. I den konsoliderade versionen finns alla gällande bestämmelser från grundförfattning till senaste ändringsföreskriften samlade. Den konsoliderade versionen sammanställs enbart i informationssyfte. Därför ska alltid texten kontrolleras mot den tryckta versionen. I den tryckta versionen finns uppgift om ikraftträdande- och övergångsbestämmelser och där finns även samtliga fotnoter till föreskrifterna.
Omtryck
När en författning blir svåröverskådlig till följd av ändringar bör den tryckas om. Ett omtryck innebär att grundförfattningen återges i sin helhet med ändringarna inarbetade. Ett omtryck räknas som ändringsföreskrifter. Ordet Omtryck finns angivet uppe till höger på föreskriftens första sida. Omtrycket blir en ny version av grundförfattningen och det är den som ska tillämpas och hänvisas till.
Regler
Regler är den gemensamma beteckningen för lagar, förordningar, myndigheters föreskrifter och allmänna råd.
Rättelse
Om det upptäcks till exempel ett skrivfel i en föreskrift, kan Riksarkivet trycka en rättelse som beskriver hur den korrekta texten ska lyda.
Upphäva
Föreskrifter kan upphävas på två sätt. Det ena är genom en bestämmelse om upphävande i nya föreskrifter som gäller samma ämne. I vissa fall tar Riksarkivet dock inte fram några nya föreskrifter i samma ämne. Då används det andra alternativet. Så kallade upphävandeföreskrifter. Det är föreskrifter som inte har något annat innehåll än bestämmelser om upphävande.
Ändringsföreskrifter
Ibland kan föreskrifter behöva ändras eller kompletteras. Ändringsföreskrifter kan beröra till exempel en paragraf eller något i en bilaga. I ändringsföreskrifter finns bara de delar som har ändrats vid det aktuella tillfället. Det framgår bland annat av föreskrifternas rubrik och ingress att det rör sig om ändringsföreskrifter och vilken som är grundförfattningen. Ändringarna framgår även genom att de har ett kantstreck i vänster marginal. Om något utgår ur föreskrifterna kan det anges genom en not. För att förstå var i texten ändringen gjorts kan ibland det som står före och efter ändringen tas med i ändringsföreskrifterna.
