Arkiven från statsledningen, riksdagen och de centrala civila myndigheterna finns i Riksarkivet Marieberg och Riksarkivet Arninge, medan arkiven från de regionala och lokala myndigheterna finns i landsarkiven. Arkiven från myndigheter under Försvarsdepartementet och dess föregångare bevaras i Krigsarkivet.
Uppgifter om var en myndighets arkiv finns och vad arkivet innehåller finns i Nationella arkivdatabasen NAD, som är en del av Riksarkivets söktjänst. Många av de mest efterfrågade arkivhandlingarna är tillgängliga som digitala bilder att ladda ner.
Arkiven efter Finlands regionala och lokala myndigheter under den svenska tiden fram till 1809 förvaras i de finska landsarkiven.
Riksarkivets söktjänst
Dokumenten i förvaltningen
Informationen i ett statligt arkiv växlar naturligtvis beroende på vilken myndighet som skapat arkivet. Med en grov generalisering, som har många undantag, kan man säga att arkiven är bättre bevarade ju yngre de är och ju högre upp man kommer i förvaltningshierarkin.
Generellt är brevväxlingen mellan myndigheter dokumenterad dels genom skrivelsernas originalexemplar, vilka som regel finns i mottagarens arkiv, dels genom koncept eller registratur hos avsändaren. Med koncept avses utkast eller ”kladdar” som av avsändaren sparats för att vittna om innehållet i utgående skrivelser. Med registratur menas avskrifter av utgående skrivelser. Korrespondensen mellan centrala, regionala och lokala myndigheter kan alltså följas i arkiv som förvaras både i landsarkiven och i Riksarkivets Stockholmsavdelningar. Förkomna original eller koncept hos endera myndigheten ersätts i bästa fall av kopior i det andra myndighetsarkivet.
Något som forskaren bör tänka på är att man inom statsförvaltningen ofta upprättat handlingar i minst två exemplar, varav ett eller flera lämnats till andra myndigheter för revision eller som underrättelse. Detta gäller till exempel de lägre domstolarnas domböcker, varav kopior skickats till högre instans. Det gäller också länsstyrelsernas räkenskaper över kronans inkomster och utgifter, vilka i original skickats till den centrala finansförvaltningen i Stockholm medan avskrifter behållits hos länsstyrelsen.
Sedan flera år pågår en utveckling som inneburit att nästan alla myndigheter numera är rikstäckande så kallade enmyndigheter, vilket medfört att den tidigare uppdelningen i centrala, regionala och lokala myndigheter har upphört. Detta är en följd av datoriseringen, som naturligtvis revolutionerat den statliga arkivbildningen. Myndigheternas arkiv bildas numera till stor del digitalt och i system som kan vara tillgängliga även utanför den egna myndigheten. Även digitala arkivhandlingar finns på Riksarkivet.
Öppenhet och sekretess
De statliga arkiven utgörs av så kallade allmänna handlingar. Detta innebär att de flesta av de statliga handlingarna är offentliga, det vill säga öppna för alla. En del av handlingarna är dock hemliga av hänsyn till exempelvis människors personliga integritet eller rikets säkerhet. Bara i undantagsfall är handlingar hemliga under en längre tid än 70 år. Bestämmelserna om vilka handlingar som är offentliga och vilka som är hemliga finns i offentlighets- och sekretesslagen. I NAD anges om arkiven är öppna eller innehåller handlingar som är sekretessbelagda.
Offentlighets- och sekretesslagen 2009:400
