Sedan 1618 har Riksarkivet tagit emot och bevarat bland annat statliga arkiv, vilket gör Riksarkivet till en av Sveriges äldsta myndigheter. Under myndighetens 350 första verksamhetsår var papper nästintill det uteslutande mediet på vilka arkiv levererades. Men i början av 1970-talet tog Riksarkivet emot den första helt digitala arkivhandlingen. Sett i ett internationellt perspektiv var detta tidigt.
Vilka registerdata finns hos Riksarkivet?
Startskottet för Riksarkivets arbete med registerleveranser var 1970. Då levererade Skolledarutredningen ett magnetband med data från en enkätundersökning rörande skolpersonals arbetstid. Med dagens mått mätt innehåller bandet en rätt så liten mängd data. Men den som vill veta till exempel hur skolsköterskor förlade sin arbetstid 1968, på de i undersökningen ingående skolorna, finner svar. Sedan denna första leverans har de elektroniska leveranserna ökat i antal och omfång.
Idag bevarar Riksarkivet data ur omkring 2000 olika system. Flertalet av dem i flera årgångsversioner, vilket gör att antalet faktiska registerpaket (AIP:er) blir långt mycket fler.
Stor bredd på materialet
De register som bevaras hos Riksarkivet har sitt ursprung i hela den svenska statsförvaltningen. Bredden på materialet är stor, allt från personregister från Arbetsförmedlingen till den statliga filmcensurens register över granskade filmer ingår i beståndet. Materialets innehåll representerar de levererande statliga myndigheterna och spänner innehållsmässigt över de verksamhetsområden myndigheterna verkat eller verkar i.
Störst del av materialet har sitt ursprung från Statistiska Centralbyrån (SCB). Det finns även en mindre mängd enskilda arkivbildare representerade.
Den absoluta majoriteten av de register som Riksarkivet bevarar innehåller personuppgifter, inte sällan känsliga sådana, något som givetvis påverkar möjligheten till utlämnande ur dem. Förutom ren registerdata omfattar de digitala arkivleveranserna till Riksarkivet även myndigheters webb-platser och filsamlingar, i de flesta fall innehåller de så kallade ”kontorsdokument”.
Hur hittar jag information om registerdata på Riksarkivet?
Visionen är att den Nationella Arkivdatabasen, NAD, ska vara den plats där denna information ska, bör och i framtiden kommer att finnas. Registreringen av handlingar som är skapade digitalt, så kallade born digital, har dock varit eftersläpande.
Tills all information om arkiven är samlad i NAD har Riksarkivet skapat en interimslösning kallad Born Digital-översikten. Denna har skapats för att ge allmänheten en komplett bild av materialet. På sikt, när efterhandsregistreringen är komplett, kommer denna översikt inte längre att behövas. Digitala leveranser som överlämnas till Riksarkivet idag registreras direkt i NAD.
Börja i Born Digital-översikten
Titta först och främst i Born Digital-översikten för att få en heltäckande bild. När du hittar ett eftersökt registerpaket i översikten kan du kontakta Riksarkivet för postbeskrivning samt övrig dokumentation. I bästa fall finns även en post för det eftersökta registret i NAD, där mer information om data och dess innehåll finns. I NAD går det till exempel att se en post-/variabelbeskrivning.
Vilka typiska utlämnanden gör Riksarkivet?
Utlämnande till forskningsprojekt
Riksarkivet lämnar ut registerdata till forskningsprojekt inom många olika discipliner, bland annat ekonomisk, medicinsk och historisk forskning. Ett vanligt förfarande för utlämnande är att forskaren tillsammans med SCB tar fram ett underlag med individer som Riksarkivet sedan använder i framtagandet av data. Individerna avidentifieras av Riksarkivet, med hjälp av den nyckelfil SCB tagit fram, och de individer som ingår i undersökningen får ett löpnummer istället för personnummer. Utlämnande av avidentifierade uppgifter blir mindre känsligt och går ofta snabbare att godkänna.
Utlämnande till individer
Riksarkivet gör också utlämnanden för individer som vill ta del av en post ur ett register som rör just dem själva, då endast av poster som rör den enskilda och efterfrågande individen.
Godkännande av utlämnande
Innan dess att Riksarkivet gör sammanställningar, samkörning och uttag av data för utlämnande till forskningsprojekt ska arkivförvarande enhet (den enhet som förvarar pappershandlingarna som hör till det arkiv registret är skapat för) inom Riksarkivet godkänna utlämnandet. För detta krävs i regel ett godkänt etikprövningsbeslut från lärosätet. För utlämnanden av större mängder registerdata, där samkörning, selektering och annan bearbetning ingår, tar Riksarkivet ut avgift. Kontakta Riksarkivet för att få kostnaden specificerad.
Alla register behöver inte genomgå utlämningsförfarande
Vissa register har publicerats som öppna data/PSI-data och behöver därför inte genomgå ett utlämningsförfarande. En sammanställning över dessa finns på:
Kontakter
Vid eventuella frågor om data eller önskan om ytterligare dokumentation, kontakta Riksarkivets enhet för ljud- bild och elektroniska arkiv, ELBE.
För frågor som rör utlämnandeprocessen, kontakta arkivförvarande enhet.
