Möjligheten att ta del av Riksarkivets material styrs av dessa lagar. Vissa handlingar kan inte lämnas ut helt enkelt därför att de är gamla, skadade och ömtåliga. Det finns dock möjlighet att få se en kopia av handlingen om det finns eller är möjligt att framställa en sådan.Sekretesslagen och personuppgiftslagen, PUL reglerar vissa inskränkningar i tryckfrihetsförordningen. I sekretesslagen ingår bestämmelser om så kallad utrikes- och försvarssekretess som kan komma ifråga för vissa handlingar, i synnerhet Krigsarkivets.
Enskilt arkivmaterial faller inte under offentlighetslagstiftningen. De flesta enskilda arkiv är öppna för forskning men det finns arkiv som är tillståndsbelagda. För dessa arkiv är arkivinstitutionen oftast tillståndsgivare. Men det finns undantag. Vissa arkiv är deponerade och kräver tillstånd av deponenten (ägaren till arkivet) för att få ta del av.
Upplysningar om arkivens tillgänglighet ska i de flesta fall finnas med i NAD (Nationell Arkivdatabas).
