Leverera statliga arkiv

Leverera arkiv till Riksarkivet

1. Riktlinjer för leveranser

För att Riksarkivet ska ta emot leveranser av arkivhandlingar måste vissa krav vara uppfyllda.
Läs mer om detta i Riktlinjer för leveranser av statliga arkiv

2. Leveransframställan

När kriterierna för leverans är uppfyllda skickas en leveransframställan till Riksarkivet.
Mall för leveransframställan

3. Prövning

Efter mottagen leveransframställan gör Riksarkivet en prövning som leder till bifall eller avslag på framställan.

4. Kontroll

Vanligen gör Riksarkivet sedan ett besök hos myndigheten för att kontrollera att handlingarna är i godtagbart skick för leverans.

För digitalt material sker oftast först en provleverans istället. Hjälpmedel för digitala leveranser finns här: Riksarkivets förberedelsevertyg för leveranser, RALF. Dessutom ska alltid en metadatabilaga fyllas i, enligt anvisningar.
Till sidan Metadatabilaga vid datauttag

5. Överenskommelse

Innan den fysiska leveransen tecknas en överenskommelse mellan Riksarkivet och den levererande myndigheten där villkor och kostnader specificeras. Vanligen delas kostnaderna i mottagningsavgifter och bevarandeavgifter. Om materialet inte är i överenskommet skick eller i enlighet med kraven i gällande föreskrifter tas en tilläggsavgift ut.
Avgifter för leveranser

Utdrag ur Riksarkivets riktlinjer för övertagande av arkiv från statliga myndigheter

Riktlinjerna finns i sin helhet under Genvägar till höger.

• Leveranser bör inte innehålla handlingar yngre än 10 år. Leveranser med handlingar
  10-20 år gamla övervägs särskilt noga med hänsyn till frekvens, sekretesstyngd och
  andra handläggningsfrågor.
• Leverans från en och samma arkivbildare bör inte ske tätare än vart tionde år vad
  gäller pappershandlingar. Digitalt material bedöms utifrån egna, specifika
  förutsättningar.
• Om inte hela arkivet överlämnas, bör leveransen omfatta en klart avgränsad del inom
  en så naturlig tidsram som möjligt. Leveranser bör normalt inte bestå av enstaka
  handlingsslag eller fysiska volymer, såvida inte dessa utgör hela arkivet.
• Tillhörande sökmedel i form av befintliga diarier och register (analoga eller digitala)
  ska alltid ingå. Om sökmedel är digitalt, ska det i samband med leverans framställas
  en version av levererande myndighet som kan användas för arkivmyndighetens
  återsökningar.

Undantag till riktlinjerna finns. Läs mer i Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till
Riksarkivet, till höger.