En inspektion innebär att vi kommer på besök och kontrollerar hur väl ni tillämpar arkivlagens regler om arkivhantering i praktiken. En inspektion kan beröra hela arkivhanteringen inom en myndighet eller delar av den, exempelvis specifikt regler rörande redovisningen av de allmänna handlingarna.
Enligt Arkivförordningen 1991:446 skall arkiven regelbundet inspekteras. Detta innebär att inom en femårsperiod skall inspektion ske. Dessutom kan särskilt beslut om inspektion ske pga av andra omständiggheter såsom
- Påtalade brister från myndigheter och allmänhet tex om otillåten gallring sker eller bristande skydd i arkivlokaler eller myndighetens arkivredovisning.
- Myndigheterna själva som upmärksammar en särskild fråga eller problem.
-Om en myndighet har många förelägganden som inte åtgärdats, kan vi besluta om särskild inspektion.
För att inspektionen ska bli så bra som möjligt både för oss och för myndigheten är det viktigt att rätt personer deltar. Från myndighetens sida bör den delta som är arkivansvarig och de som praktiskt arbetar med arkiven. När det gäller IT-frågor bör en systemvetare delta. Om vi bedömer att fel personal deltar kan vi avbryta inspektionen.
Efter genomförd inspektion skriver vi en s.k. inspektionsrapport. Rapporten talar om hur pass väl myndigheten sköter sin arkivhantering. Om brister i arkivhanteringen konstateras kan vi besluta om rättelse i form av ett föreläggande. Myndigheterna är skyldiga att följa våra förelägganden. Vi kan också bestämma tidpunkten för när åtgärderna ska vara genomförda.
Vi kontrollerar slutligen att bristerna har rättats till. Vi kan också besluta om förnyad inspektion av en myndighet som inte åtgärdar sina brister.
