Vi bevakar hela kedjan, vilket betyder att vi t.ex. organiserar kurser och gör inspektioner för att hjälpa till och följa upp att arkiven sköts på bästa sätt redan hos den som så småningom tänker leverera dem till oss. Det kan gälla att organisera materialet så att det går att hitta i det. Det kan faktiskt också handla om att sortera ut och slänga (gallra) sådant material som inte anses viktigt för ärendet i sig. Att slänga verkar bakvänt för den som bevarar arkiv, men att spara precis allt vore omöjligt, inte minst utrymmesmässigt.
Det mesta materialet kommer från statliga myndigheter, som har skyldighet enligt lag att spara dokument som rör deras respektive verksamheter. Andelen enskilt material, dvs. från exempelvis näringsliv, organisationer eller privatpersoner, ökar kontinuerligt.
Vårt uppdrag är att sköta om arkiven så att de kan studeras inte bara i dag utan för så många generationer det över huvud taget är möjligt framöver. Vi arbetar kontinuerligt med bevarande, som innefattar konservering, säkerhetskopiering, att optimera miljön och sätta standarder.
Fram till för något tiotal år sedan kom de flesta handlingar till våra institutioner på papper (eller förstås ännu tidigare på pergament och andra material). Nu blir det allt vanligare att de i stället levereras digitalt, vilket ställer nya krav på bevarandet.
När materialet väl har kommit till någon av våra institutioner ska vi göra det så lätt som möjligt för var och en som är intresserad av att söka i det. Vi ordnar och sorterar, skriver vägledningar och lägger upp databaser. I våra forskarsalar får besökaren professionell hjälp.
Vi lägger också ner stora resurser på att digitalisera material och har för närvarande (dec 2006) ca 40 miljoner bilder. Tyvärr begränsar lagarna möjligheten att lägga ut dem alla på Internet.
Mediakonverteringscentrum (MKC) är den avdelning som helt koncentrerar sig på så kallad migrering; att överföra pappersdokument och mikrofilm till andra medier.
För att för så många som möjligt visa upp vad som finns i våra samlingar har vi föreläsningar, utställningar och andra publika arrangemang.
Läs mer om Riksarkivets verksamhet i menypunkterna till vänster!
